La automatización del registro para eventos y el envío de
emails facilita tanto la promoción como la venta de entradas. Aprende a sacarle
el máximo partido con esta guía rápida.
La lista de tareas pendientes de un organizador de eventos nunca
termina. No importa cuál sea el tipo de evento, un congreso, una conferencia,
un viaje de incentivo o una presentación de productos, se necesita mucha
planificación para crear una experiencia impecable.
Con la automatización de estos dos elementos puedes crear un flujo
de correos electrónicos y enviarlos automáticamente a las bandejas de entrada
de los potenciales asistentes. Puedes programar correos electrónicos para que
sean enviados en una fecha y hora específicas o configurar algunos detalles
para enviar estos emails en base a las características, preferencias o
comportamiento de tu público. La automatización de las comunicaciones te
ayudará a optimizar el proceso de registro, aumentar la venta de entradas y, en
resumen, alcanzar tus objetivos para un retorno de la inversion o ROI positivo.
Para ayudarte a automatizar la creación y el envío de correos
electrónicos te proporcionamos paso a paso los elementos que necesitas integrar
en tu proceso de registro y así garantizar que tu evento sea bien recibido.
Ya seas organizador, colaborador o estés centrado en la venta de
eventos, estos consejos te ayudarán a cumplir con las expectativas de tu
próximo congreso, feria o reunión.
Preguntas que tu invitación
debería responder
Antes de sumergirnos en la automatización del registro y del envío
de comunicaciones, debemos revisar la forma en la que diseñamos y estructuramos
nuestras invitaciones, con el objetivo de transmitir un mensaje claro y con una
imagen que lo fortalezca. Un diseño con una fuerte imagen de marca y una
estructura consistente es crucial para causar una buena primera impresión y
establecer el tono para las siguientes comunicaciones.
Este correo electrónico inicial debe ser simple y responder a las
preguntas clave que surgirán en un primer momento. Debes presentar tu evento a
los invitados, explicar qué hace a tu evento diferente, ofrecer detalles
importantes como la fecha, el horario, los ponentes o los temas de las
sesiones, y por supuesto, animarlos a que se registren o a que confirmen su
asistencia. Recuerda establecer una línea de diseño y comuncación que se
mantenga en todas las comunicaciones, esto hará que tu evento gane en
personalidad y en atractivo.
Correos electrónicos para
automatizar después de la invitación
La invitación por correo electrónico es tan solo el primer
contacto con los potenciales asistentes. A medida que avance el proceso de
registro y se acerque la fecha del evento, deberás enviar diferentes
comunicaciones en función del objetivo a conseguir con cada uno de tus
destinatarios, como confirmar su asistencia o informarle de cambios o novedades
que puedan ser de su interés.
Si los asistentes tienen acceso a otro tipo de plataformas, como a
una app para eventos, también deberás enviar un
email a los registrados para que accedan a ellas de una manera cómoda, como
podría ser una
Automatizar esta serie de correos en función del estado del
registro, los intereses o el calendario te ayudará a maximizar el alcance y
reducir la carga de trabajo.
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