Los planificadores de
eventos se enfrentan a grandes retos constantemente y uno de ellos, es cambiar
la preimpresión de acreditaciones
y buscar nuevas formas más rápidas, fáciles y efectivas de hacer esto. Es hora
de dejar la impresión tradicional de acreditaciones y pasar a formar parte de
un mundo lleno de nuevas tecnologías y oportunidades para conseguir mejores
resultados aprovechándose de estas 10 ventajas de la impresión de
acreditaciones on-site.
Aquí
están las razones principales para actualizarse y usar la impresión de
acreditaciones on-site.
1.
Es moderno y actual
El
proceso para reflejar los datos identificativos de los asistentes para
completar las acreditaciones es tan sencillo como aceptar a los visitantes
registrados en tu sitio web de eventos o registrarlos en el mismo momento que
entran y seguidamente imprimir dichas acreditaciones in situ.
2.
Es flexible y manejable
Dispones
de diferentes formas de impresión en directo. Los organizadores pueden definir
los colores o diseños por categoría, elegir el tipo de fuente o imágenes de
perfil. Les permitirá seleccionar el modo de impresión ya sea a través de
códigos de barras, códigos QR o reconocimiento facial. Además, los
planificadores de eventos pueden utilizar la tecnología RFID y NFC para
recuperación de leads o analizar el seguimiento de los asistentes.
Gracias
a la implementación de nuevas técnicas debido al avance tecnológico, la
experiencia del visitante es más increíble y memorable.
La
impresión de acreditaciones in situ es una forma de promover la sostenibilidad
en eventos porque conseguirás reducir el uso de las fundas de plástico y evitar
el desperdicio de acreditaciones en caso de haya habido alguna equivocación.
Además la impresión de acreditaciones on-site te permite limitarte a imprimir
solo las acreditaciones necesarias, y por tanto no malgastar papel en caso de
que finalmente algún asistente no pueda acudir.
4.
Optimiza el tiempo de registro
El
tiempo invertido en escanear e imprimir la acreditación personalizada es tan
solo 7 segundos. Teniendo en cuenta el tiempo individual por cada visitante
contaremos con un total de 20 segundos en la realización de todo el proceso.
Por lo tanto, podemos gestionar 250 registros por hora con un quiosco, lo que
significa que este proceso es 4 veces más rápido que la forma de impresión
tradicional.
5.
Ahorra en presupuesto
Los
quioscos de auto check-in combinados con mostradores de registro reducen el personal
hasta en un 50 %. La impresión de acreditaciones a todo color in situ evita los
costes de envío que supondrían las acreditaciones preimpresas. Optimiza tu
valioso tiempo antes del evento.
6.
Útil para cualquier cambio en el momento
Puede
haber cambios de nombre, asistentes no registrados previamente, o algún otro
incidente; pero esta tecnología de impresión on-site permite cualquier cambio,
modificación o registro en el momento.
¡Sorprende
a tus asistentes con la efectividad que ofrece este recurso!
7.
Está conectado
La
tecnología de acreditaciones en vivo mantiene un registro de todas las llegadas
de visitantes. Esto también te ofrece posibilidades como recuentos en vivo del
número de visitantes registrados o listados de visitantes en tiempo real.
Puedes realizar fácilmente el análisis de la sesión y la exploración e
investigación de clientes potenciales con el fin de obtener datos demográficos
completos sobre el comportamiento de sus visitantes.
Los
chips RFID y NFC pueden codificarse en la acreditación y conectarse a la
localización de los visitantes en tiempo real.
8.
Ofrece altos niveles de seguridad
Las
imágenes de perfil se pueden imprimir en las acreditaciones de tu evento
directamente desde la base de datos de registro para un acceso seguro. Los
datos de facturación proporcionan listados de visitantes en tiempo real.
Incluso puedes subir una lista negra para excluir a los invitados no deseados.
9.
Es una buena oportunidad
Las
grandes acreditaciones a doble cara proporcionan suficiente espacio para
incluir la marca del patrocinador lo que se traduce en una oportunidad de venta
para patrocinadores ya que aumenta su visibilidad.
Además,
la impresión de acreditaciones combinada con la adquisición de leads
proporciona datos valiosos a todas las partes interesadas.
10.
Tendrás más tiempo libre y menos estrés
Con
total sinceridad, ¿qué planificador de eventos no ha pasado interminables
noches antes de un evento preparando acreditaciones personalizadas? Y justo
cuando crees que estás listo, aparece una nueva lista con cambios y
cancelaciones, lo que hace que tu trabajo de impresión sea una pérdida de
tiempo y esfuerzo.
No
hay mejor improvisación que una buena preparación, por eso la anticipación es
un factor clave para los organizadores de eventos ya que hay veces que surgen
imprevistos. Depender de los asistentes para completar todo el registro a
tiempo y asistir al evento, es arriesgado. Por ello, ahorra tiempo y estrés
imprimiendo las acreditaciones personalizadas de cada invitado in situ ya que
de esta forma te aseguras de que todos estén presentes y que los datos se
escriban sin errores.
La
mejor opción es imprimir la credencial del evento en vivo y eso es posible con
la aplicación de las nuevas tecnologías al sistema de registro, como el reconocimiento
facial.
