Thursday, October 24, 2019

Cuida el branding para garantizar el éxito de tus eventos


La marca de un evento ha evolucionado desde utilizar elementos gráficos como fuentes, colores y logotipo hasta tratar de transmitir sentimientos y emociones. El branding es un compromiso con los asistentes que habla sobre el objetivo del evento, lo que provoca unas expectativas en la audiencia sobre el evento al que asistirá. Cuida el branding para garantizar el éxito de tus eventos y las mantener buenas conexiones con tu público.
Revisa estos aspectos para que puedas hacer de este una herramienta eficiente y aprovechar todo su potencial.

Usa el branding como herramienta poderosa y efectiva para transmitir
Una de las maneras más efectivas de comunicar es a través del branding. Por ello, debe haber coherencia en todo lo que se dice y en los valores que transmite la personalidad de la marca. personalice la experiencia de sus asistentes con diferentes acreditaciones para cada categoría, incluya una agenda personalizada en la parte posterior, las reglas de un desafío de evento o sus patrocinadores.
Como resultado, la personalidad de la marca se ha convertido en una fuerza mucho más poderosa para atraer a la audiencia a través de un mensaje coherente y en una parte esencial para garantizar la experiencia del evento.  Además, debes reforzar tu marca y asegurar que la audiencia se sienta identificada con tus valores para evitar que los asistentes dejen de tener interés en ti.

Revisa y renueva tu marca para diferenciar tu evento del resto
Transmitir valor en un evento se está convirtiendo en un factor clave en el retorno de la inversión.  Cuando la comunicación de los valores no es efectiva, significa que necesitas actualizar tu marca. Hay algunos síntomas que indican que debes renovarla: una desconexión de tu marca y tu propuesta de valores o un estancamiento de la presencia de tu marca debido a un fallo en la comunicación de los valores.

Siempre es recomendable que el posicionamiento esté basado en tus valores y en un branding específico del evento para que tus ventas incrementen.
A la hora de decidir si la misión va a ser igual o distinta con respecto a la de la organización principal dependerá del tipo de evento que organices. Por ello, siempre que se trate de una reunión de empleados, la marca del evento debe de ser reconocible y atribuible a la entidad base. Sin embargo, cuando se trata de eventos de responsabilidad social corporativa la misión puede ser relativamente independiente de la organización dominante.

Tu evento tiene que tener una clara diferenciación con respecto al resto de eventos del sector, para ello, representa tus valores a través de la marca y de mensajes consistentes que dejen claro a tu audiencia lo que ofreces.

Si tu marca y tus mensajes enfatizan la pertenencia de la compañía, pero no la experiencia del asistente, hay una desconexión y una ineficiencia que provoca el estancamiento de tu audiencia. Por lo tanto, para atraer a invitados tienes que personificar la marca, los valores y la cultura ya que los asistentes requieren una comunicación más humana para identificarse con la marca o el evento.
La actualización de una marca requiere deliberación y reflexión sobre la experiencia de los asistentes para hacer que se sientan cómodos con tu marca.

Mantén activa la marca de tu evento para integrar al público
Lo primero es conocer y comprender a tu público.
Crea una propia identidad de marca independiente y toma una perspectiva empática para aumentar el compromiso de la audiencia en tu evento.
Otro factor que atrae a la audiencia es la promesa de la marca que está compuesta por varios aspectos que debes tener en cuenta como, analizar los datos de comportamiento anteriores, investigar tu demografía o cuidar el lenguaje corporal con los invitados.

El principio básico de cualquier marca debe ser la calidad constante para garantizar la experiencia a los asistentes. Busca formas de suavizar los procesos y reducir los tiempos de espera. Habla de quién eres, de tus intereses y de cuáles son tus valores para definir tu evento. Sólo una vez que hayas atendido lo básico podrás empezar a centrarte en la creación de una cultura compartida, aquella que hace sentir únicos a tus clientes.

Orienta la identidad de tu marca hacia la transmisión de tus valores teniendo en cuenta las causas y preferencias que son importantes para tus asistentes, conseguirás que todas tus comunicaciones sean consistentes y que ellos se sientan en un grupo que comparte los mismos valores.

Friday, October 18, 2019

Registro para eventos automatizado, ¡prueba tu próximo evento!


La automatización del registro para eventos y el envío de emails facilita tanto la promoción como la venta de entradas. Aprende a sacarle el máximo partido con esta guía rápida.
La lista de tareas pendientes de un organizador de eventos nunca termina. No importa cuál sea el tipo de evento, un congreso, una conferencia, un viaje de incentivo o una presentación de productos, se necesita mucha planificación para crear una experiencia impecable.
Con la automatización de estos dos elementos puedes crear un flujo de correos electrónicos y enviarlos automáticamente a las bandejas de entrada de los potenciales asistentes. Puedes programar correos electrónicos para que sean enviados en una fecha y hora específicas o configurar algunos detalles para enviar estos emails en base a las características, preferencias o comportamiento de tu público. La automatización de las comunicaciones te ayudará a optimizar el proceso de registro, aumentar la venta de entradas y, en resumen, alcanzar tus objetivos para un retorno de la inversion o ROI positivo.
Para ayudarte a automatizar la creación y el envío de correos electrónicos te proporcionamos paso a paso los elementos que necesitas integrar en tu proceso de registro y así garantizar que tu evento sea bien recibido.
Ya seas organizador, colaborador o estés centrado en la venta de eventos, estos consejos te ayudarán a cumplir con las expectativas de tu próximo congreso, feria o reunión.
Preguntas que tu invitación debería responder
Antes de sumergirnos en la automatización del registro y del envío de comunicaciones, debemos revisar la forma en la que diseñamos y estructuramos nuestras invitaciones, con el objetivo de transmitir un mensaje claro y con una imagen que lo fortalezca. Un diseño con una fuerte imagen de marca y una estructura consistente es crucial para causar una buena primera impresión y establecer el tono para las siguientes comunicaciones.
Este correo electrónico inicial debe ser simple y responder a las preguntas clave que surgirán en un primer momento. Debes presentar tu evento a los invitados, explicar qué hace a tu evento diferente, ofrecer detalles importantes como la fecha, el horario, los ponentes o los temas de las sesiones, y por supuesto, animarlos a que se registren o a que confirmen su asistencia. Recuerda establecer una línea de diseño y comuncación que se mantenga en todas las comunicaciones, esto hará que tu evento gane en personalidad y en atractivo.
Correos electrónicos para automatizar después de la invitación
La invitación por correo electrónico es tan solo el primer contacto con los potenciales asistentes. A medida que avance el proceso de registro y se acerque la fecha del evento, deberás enviar diferentes comunicaciones en función del objetivo a conseguir con cada uno de tus destinatarios, como confirmar su asistencia o informarle de cambios o novedades que puedan ser de su interés.
Si los asistentes tienen acceso a otro tipo de plataformas, como a una app para eventos, también deberás enviar un email a los registrados para que accedan a ellas de una manera cómoda, como podría ser una
Automatizar esta serie de correos en función del estado del registro, los intereses o el calendario te ayudará a maximizar el alcance y reducir la carga de trabajo.

Tuesday, October 15, 2019

Caso de estudio: Reconocimiento facial para el Check-in en eventos


Este estudio de caso describe cómo el evento Spring Masterminds 2018 en Florida (EE. UU.) Agilizó su acceso utilizando el reconocimiento facial para el registro de eventos y logrando un tiempo promedio impresionante para la acreditación de nueve segundos por asistente.
Eventos
Spring Masterminds es un evento anual organizado por KW MAPS Coaching, una de las principales organizaciones de formación del mundo para profesionales de bienes raíces y líderes empresariales comprometidos con la transformación de sus negocios y vidas a través de la educación y el entrenamiento. En resumen: 
·         Un evento de 3 días 
·         1.360 asistentes registrados online para el evento de 2018 
·         664 proporcionaron una imagen para acceder a través del Reconocimiento Facial 
·         63 asistentes extra registrados en el lugar del evento 
·         978 asistentes autorregistrados en el lugar del evento utilizando los quioscos 
·         118 asistentes registrados en el mostrador 
El Reto 
Para el evento Spring Masterminds, el organizador debía registrar a cientos de asistentes en un corto período de tiempo, por lo tanto, era vital garantizar que el proceso de registro fuese rápido y sin complicaciones. Además, quería poder proporcionar información personalizada a los asistentes y ayudarlos a transitar por la sede del evento, evitando confusiones con los cambios de sala.
Los objetivos 
Los objetivos del evento eran formar a los agentes inmobiliarios y ayudarlos a mejorar sus habilidades a la vez que se fomentaba el networking. Por tanto, era importante que las personas tuviesen una actitud sociable y se fomentara la comunicación.  
¿Por qué Reconocimiento Facial? 
El organizador de eventos utilizó el registro online de Etouches y los quioscos de Fielddrive para el proceso de check-in e impresión de acreditaciones, aprovechando que estos están diseñados para integrarse con cualquier sistema de registro. 
El sistema de Reconocimiento Facial permitía a los organizadores del evento identificar a los asistentes mediante una base de datos biométricos faciales en tiempo real. 
Los asistentes se registran online como de costumbre, pero tienen la opción de cargar una imagen suya y acceder a través del reconocimiento facial. El día del evento, los asistentes se identifican al situarse frente a la cámara y automáticamente el quiosco procede a imprimir su acreditación. Por otro lado, los asistentes que no facilitaron su imagen para el reconocimiento facial utilizaron el acceso a través de códigos de barras.
El reconocimiento facial hace que el proceso sea más rápido y permite economizar el acceso debido a la reducida cantidad de quioscos para el check-in, las horas de registro y el personal requerido. Todo lo que necesitas es una conexión WiFi estable ya que es un servicio ofrecido desde la nube. 
En lo relativo a seguridad no se transfieren datos personales, la plataforma de registro anonimiza las imágenes y las envía a un servidor, desde donde se procesan y eliminan, tanto las imágenes como sus metadatos. El proceso es extremadamente seguro y respeta la privacidad de los asistentes. 
¿Cómo se lograron los objetivos? 
Por primera vez el evento optó por utilizar el reconocimiento facial con cinco quioscos instalados en el lugar del acceso. Mientras los asistentes caminaban hacia los quioscos, la cámara escaneaba su rostro, le reconocía y mostraba un mensaje de bienvenida a la vez que imprimía su acreditación. Si no se encontraba una coincidencia, se le pedía a los asistentes que escanearan en el mismo quiosco su código de barras (facilitado en el email de confirmación durante el registro) o ingresaran su nombre. El hecho de que todos los quioscos estuvieran equipados con reconocimiento facial hizo que la logística fuera fácil.  
La acreditación instantánea 
El proceso de registro permitió que las acreditaciones se imprimieran automáticamente, en tiempo real y a medida que los asistentes se registraban. Las acreditaciones se imprimen sobre un formato en blanco, lo que permite imprimir únicamente las necesarias y que el nombre del asistente, la empresa o hasta el propio diseño de la acreditación (dependiendo de la categoría de asistente) fuese personalizado en cada una de ellas. Este año, el organizador eligió mostrar la agenda en la parte posterior de las acreditaciones junto con las diferentes salas dónde se iban a llevar a cabo. 
Velocidad en el acceso 
La tecnología de reconocimiento facial fue capaz de agilizar el proceso de check-in y acreditación, reduciendo el tiempo promedio a nueve segundos por asistente. 
Los asistentes quedaron muy complacidos con el proceso porque no necesitaban imprimir su acreditación y no tuvieron que revisar su correo para encontrar un código que escanear. Estas acciones generalmente ralentizan considerablemente el proceso de registro y check in en el lugar del evento.  
Logística 
El organizador del evento estaba encantado de que el proceso de registro fuera tan rápido y sencillo, reconociendo que fue la experiencia de registro más libre de estrés en la historia del evento. El proceso fue tan rápido que incluso durante la hora pico no se utilizaron más de dos o tres quioscos. Esto reducirá los requisitos para el próximo evento y permitirá ajustar aún más el presupuesto destinado al registro y el acceso. 
¿Cuáles eran los desafíos y cuáles fueron sus soluciones? 
Existieron dos desafíos clave donde los organizadores centraron toda su atención: 
1. Control de calidad de las imágenes 
La recopilación de imágenes representó un desafío para el organizador porque, aunque la plataforma de registro de Etouches permitía a los asistentes subir una imagen, no verificaba la calidad y la idoneidad. Como resultado, hubo asistentes que enviaron imágenes no aptas para el reconocimiento facial, por ejemplo, con caras múltiples en la misma imagen o de muy baja calidad. 
Para mitigar este problema se ha implementado un microsite web para la colección de imágenes a través de una campaña de correo electrónico. Cada asistente recibe un mail al momento de registrarse con una URL única que lo lleva a una página de destino donde se le solicita que acepte las condiciones y permite la carga de imágenes. Este microsite permite al organizador la recepción de feedback en tiempo real y controla la calidad de las imágenes subidas a la plataforma para evitar problemas en el momento del acceso. Además de ofrecer oportunidades de patrocinio para generar ingresos adicionales. 

2. Ancho de banda de Internet 
La conexión a Internet es muy importante y en muchos lugares es lenta o inestable a menos que el organizador establezca con antelación las condiciones con la sede del evento o una empresa especializada. Para el reconocimiento facial puede ser suficiente una velocidad de carga de 0,5Mbps por quiosco para proporcionar un proceso de check-in con confiable y rápido. Esto es equivalente a la red WiFi disponible en cualquier Starbucks y por tanto no es nada inalcanzable. 
Los resultados 
Los comentarios de los asistentes fueron realmente positivos. Muchos comentaron que estaban tratando de sacar su teléfono del bolsillo cuando se acercaron al quiosco y, antes de hacerlo, ya habían sido reconocidos y saludados por su nombre. Los asistentes afirmaron querer seguir viendo esta tecnología en los futuros eventos a los que asistan. 
The organizing team was impressed with the speed and fluidity of the process, emphasizing the lack of queues. Attendees were happy, there was no stress or delays and it was a great start to the event. The performance of each kiosk was 400 attendees per hour. 49% of attendees opted for facial recognition in the first edition of the event with this technology and therefore the acceptance rate is expected to increase in the coming years, with attendees already familiar with this system.
 
In  conclusion 
The registration process is the first contact between the assistant and the company organizing the event and should make a positive impression. Starting the event in the right way through a quick and striking process such as facial recognition makes your attendees access with another predisposition, while your event acquires a unique technological aspect. Providing an average event recording time of nine seconds is hard to beat! 


Monday, October 7, 2019

Tips de marketing y tecnología para impulsar el éxito de tus eventos


El tiempo se mueve muy rápido y con él, todas las tecnologías y técnicas de marketing para eventos, por lo que no puede quedarse atrás. Con la ayuda de algunos consejos de marketing y tecnología para impulsar el éxito de sus eventos, puede ofrecer a sus clientes y asistentes herramientas tecnológicas como aplicaciones para eventos para resaltar su evento y ampliar su alcance.
Infórmate de todas estas nuevas herramientas y tecnologías y logra que tu evento sea célebre y memorable. Aquí te mostramos algunas ideas:
Usa herramientas promocionales creativas para dar exposición y valor a tu evento desde todos los ángulos, reorientar tus campañas a tus “leads” o incrementar tus ventas a través de las redes sociales.
Posiciona tu marca en todos los niveles: desde una página web del evento dinámica y gráfica que impresione, hasta una buena estrategia de networking para los asistentes, que puedes conseguir a través de tecnologías como las apps o gamificación.
Crea un mensaje claro y consistente: crea una identidad para tu evento que se ajuste a tu imagen de marca, siendo única y memorable. Para reforzar esta identidad e involucrar a los asistentes, podrás utilizar herramientas de emailing o apps móviles.
Busca tener acceso a los pensamientos y percepciones acerca de las campañas de marketing. Utiliza alguna de las siguientes herramientas para impulsar y mejorar tus campañas: utiliza los “Tracking pixels” para saber qué campañas han sido más efectivas a la hora de impulsar el registro y da uso a los códigos promocionales, para ofrecer descuentos y para monitorizar el sistema de registro ajustándolo a la campaña.
Convierte a tus invitados en embajadores de marca consiguiendo que muchos asistentes hablen bien de tu evento. De esta forma, conseguirás incrementar notablemente las buenas opiniones sobre tu marca en todo el sector. Para esto haz sentir únicos a los asistentes: organiza eventos exclusivos, invita a ponentes increíbles y fomenta la participación resolviendo preguntas y votaciones en el evento y ofrece códigos de descuento a todos los asistentes que se hayan registrado.
Utiliza Hot Leads, lo que te permite monitorizar e identificar quien de los asistentes empezaron el registro, pero no lo terminaron del todo. Para no olvidarte de esos usuarios, puedes crear banners o landing pages en Google Ads reorientados hacia estos usuarios, que favorecerán el recordatorio del usuario y por lo tanto incrementarán los registros.
Crea correos electrónicos llamativos con capacidades de personalización y plantillas con un diseño atractivo. Dirígete a la gente correcta con el mensaje correcto, gracias a la personalización compleja y detallada que ofrecen muchas herramientas tecnológicas.
Haz que la primera impresión sea memorable: asegúrate de que la primera toma de contacto del cliente con el evento sea inolvidable, con una página web potente o una app que ofrezca información de calidad. Podrás personalizar estas herramientas manteniendo tu identidad de marca, pero generando igualmente una fuerte primera impresión.


Qué es la Live streaming para eventos y sus beneficios:

 Existen enormes beneficios de la Live streaming para eventos que la empresa u organización crezca y amplíe el alcance comercial. ¿Qué es l...