Este estudio de caso
describe cómo el evento Spring Masterminds 2018 en Florida (EE. UU.) Agilizó su
acceso utilizando el reconocimiento facial para el registro de
eventos y logrando un tiempo promedio impresionante para la acreditación de
nueve segundos por asistente.
Eventos
Spring Masterminds es
un evento anual organizado por KW MAPS Coaching, una de las principales
organizaciones de formación del mundo para profesionales de bienes raíces y
líderes empresariales comprometidos con la transformación de sus negocios y
vidas a través de la educación y el entrenamiento. En resumen:
·
Un
evento de 3 días
·
1.360
asistentes registrados online para el evento de 2018
·
664
proporcionaron una imagen para acceder a través del Reconocimiento Facial
·
63
asistentes extra registrados en el lugar del evento
·
978
asistentes autorregistrados en el lugar del
evento utilizando los quioscos
·
118
asistentes registrados en el mostrador
El Reto
Para el evento
Spring Masterminds, el organizador debía registrar a cientos de asistentes
en un corto período de tiempo, por lo tanto, era vital garantizar que el
proceso de registro fuese rápido y sin complicaciones. Además, quería
poder proporcionar información personalizada a los asistentes y ayudarlos a
transitar por la sede del evento, evitando confusiones con los
cambios de sala.
Los objetivos
Los objetivos del
evento eran formar a los agentes inmobiliarios y ayudarlos a mejorar sus
habilidades a la vez que se fomentaba el networking. Por tanto, era
importante que las personas tuviesen una actitud sociable y se fomentara
la comunicación.
¿Por qué
Reconocimiento Facial?
El organizador de
eventos utilizó el registro online de Etouches y los
quioscos de Fielddrive para el proceso de check-in e
impresión de acreditaciones, aprovechando que estos están diseñados
para integrarse con cualquier sistema de registro.
El sistema de
Reconocimiento Facial permitía a los organizadores del evento identificar a los
asistentes mediante una base de datos biométricos faciales en tiempo
real.
Los asistentes se
registran online como de costumbre, pero tienen la opción de cargar una imagen
suya y acceder a través del reconocimiento facial. El día del evento, los
asistentes se identifican al situarse frente a la cámara y automáticamente
el quiosco procede a imprimir su acreditación. Por otro lado, los asistentes
que no facilitaron su imagen para el reconocimiento facial utilizaron el
acceso a través de códigos de barras.
El reconocimiento
facial hace que el proceso sea más rápido y permite economizar el
acceso debido a la reducida cantidad de quioscos para el check-in,
las horas de registro y el personal requerido. Todo lo que necesitas es
una conexión WiFi estable ya que es un servicio ofrecido desde la
nube.
En lo relativo a
seguridad no se transfieren datos personales, la plataforma de registro
anonimiza las imágenes y las envía a un servidor, desde donde se procesan y
eliminan, tanto las imágenes como sus metadatos. El proceso es
extremadamente seguro y respeta la privacidad de los asistentes.
¿Cómo se lograron los
objetivos?
Por primera vez el
evento optó por utilizar el reconocimiento facial con cinco quioscos instalados
en el lugar del acceso. Mientras los asistentes caminaban hacia los quioscos,
la cámara escaneaba su rostro, le reconocía y mostraba un mensaje de bienvenida
a la vez que imprimía su acreditación. Si no se encontraba una
coincidencia, se le pedía a los asistentes que escanearan en el mismo
quiosco su código de barras (facilitado en el email de confirmación durante el
registro) o ingresaran su nombre. El hecho de que todos los quioscos estuvieran
equipados con reconocimiento facial hizo que la logística fuera fácil.
La acreditación
instantánea
El proceso de
registro permitió que las acreditaciones se imprimieran automáticamente, en
tiempo real y a medida que los asistentes se registraban. Las
acreditaciones se imprimen sobre un formato en blanco, lo que permite imprimir
únicamente las necesarias y que el nombre del asistente, la empresa o
hasta el propio diseño de la acreditación (dependiendo de la categoría de
asistente) fuese personalizado en cada una de ellas. Este año, el
organizador eligió mostrar la agenda en la parte posterior de las
acreditaciones junto con las diferentes salas dónde se iban a llevar a
cabo.
Velocidad en el
acceso
La tecnología de reconocimiento
facial fue capaz de agilizar el proceso de check-in y acreditación,
reduciendo el tiempo promedio a nueve segundos por asistente.
Los asistentes
quedaron muy complacidos con el proceso porque no necesitaban imprimir su
acreditación y no tuvieron que revisar su correo para encontrar un código que
escanear. Estas acciones generalmente ralentizan considerablemente el proceso
de registro y check in en el lugar del evento.
Logística
El organizador del
evento estaba encantado de que el proceso de registro fuera tan rápido y
sencillo, reconociendo que fue la experiencia de registro más libre de estrés
en la historia del evento. El proceso fue tan rápido que incluso durante
la hora pico no se utilizaron más de dos o tres quioscos. Esto reducirá los
requisitos para el próximo evento y permitirá ajustar aún más el presupuesto
destinado al registro y el acceso.
¿Cuáles eran los
desafíos y cuáles fueron sus soluciones?
Existieron dos
desafíos clave donde los organizadores centraron toda su atención:
1. Control de calidad
de las imágenes
La recopilación de
imágenes representó un desafío para el organizador porque, aunque la plataforma
de registro de Etouches permitía a los asistentes subir una imagen,
no verificaba la calidad y la idoneidad. Como resultado, hubo asistentes que
enviaron imágenes no aptas para el reconocimiento facial, por ejemplo, con caras
múltiples en la misma imagen o de muy baja calidad.
Para mitigar este
problema se ha implementado un microsite web para la
colección de imágenes a través de una campaña de correo electrónico. Cada
asistente recibe un mail al momento de registrarse con una URL única que lo
lleva a una página de destino donde se le solicita que acepte las condiciones y
permite la carga de imágenes. Este microsite permite al organizador
la recepción de feedback en tiempo real y controla la calidad de las
imágenes subidas a la plataforma para evitar problemas en el momento del
acceso. Además de ofrecer oportunidades de patrocinio para
generar ingresos adicionales.
2. Ancho de banda de
Internet
La conexión a
Internet es muy importante y en muchos lugares es lenta o inestable a menos que
el organizador establezca con antelación las condiciones con la sede del evento
o una empresa especializada. Para el reconocimiento facial puede ser suficiente
una velocidad de carga de 0,5Mbps por quiosco para proporcionar un
proceso de check-in con confiable y rápido. Esto es equivalente
a la red WiFi disponible en cualquier Starbucks y por tanto no
es nada inalcanzable.
Los resultados
Los comentarios de
los asistentes fueron realmente positivos. Muchos comentaron que estaban
tratando de sacar su teléfono del bolsillo cuando se acercaron al quiosco y,
antes de hacerlo, ya habían sido reconocidos y saludados por su nombre. Los
asistentes afirmaron querer seguir viendo esta tecnología en los futuros
eventos a los que asistan.
The organizing team was
impressed with the speed and fluidity of the process, emphasizing the lack of
queues. Attendees were happy, there was no stress or delays and it was a
great start to the event. The performance of each kiosk was 400 attendees
per hour. 49% of attendees opted for facial recognition in the first
edition of the event with this technology and therefore the acceptance rate is
expected to increase in the coming years, with attendees already familiar with
this system.
In conclusion
The registration
process is the first contact between the assistant and the company organizing
the event and should make a positive impression. Starting the event in the
right way through a quick and striking process such as facial recognition makes
your attendees access with another predisposition, while your event acquires a
unique technological aspect. Providing an average event recording time of
nine seconds is hard to beat!
