Cómo conseguir que la agenda de tu evento sea eficiente y fluida

Crear una agenda que se adapte a los objetivos de tu evento y al mismo tiempo mantenga a los asistentes interesados, es un factor clave para un planificador de eventos. Gracias a esta herramienta, podrás organizar el contenido del evento de manera intuitiva y entretenida con el fin de crear una experiencia agradable y evitar saturar a los asistentes. Aquí podrás averiguar cómo conseguir que la agenda de tu evento sea eficiente y fluida.

La agenda es la columna vertebral del contenido del evento ya que debe de contener toda la información relevante y destacable para evento. Es tan importante para los organizadores como para los asistentes. A los organizadores les proporciona una forma de medir con precisión el engagement del evento, mientras que a los asistentes les ayuda a tener claro que les ofrecerá el evento, sus diferentes sesiones y así les brinda una experiencia más cómoda y funcional.

Sigue los siguientes consejos para asegurar una agenda de eventos de calidad.

Pregunta a tus asistentes su opinión

Antes de estructurar la agenda, la opinión de los asistentes es un punto clave para tener en cuenta. Por ello, los organizadores tienen que saber el punto de vista de los asistentes para clasificar el contenido y saber qué sesiones serán las más populares. En el formulario de registro puedes incluir preguntas como, “¿qué tipo de sesiones son más valiosas para usted?”. Éstas ayudarán a elaborar el tema general, dividir el contenido por partes en el evento y conocer los tipos de oradores que serán útiles para los asistentes. Otro medio por el cual puedes preguntar antes del evento, son las campañas de email marketing.

Recopilar las opiniones de los asistentes es una buena técnica para la toma de decisiones tanto para eventos actuales como futuros.

Distintas opiniones, múltiples opciones

Los asistentes tienen distintas opiniones y formas de aprender o de ver la información, por esta razón, una agenda tiene que tener múltiples opciones de visualización, especialmente si la app cuenta con muchas sesiones para elegir. La estructura general de la agenda debe alinearse con el orden del evento para transmitir una idea clara sobre el tema general del evento y no confundir a los asistentes.

Organizar el contenido

Es necesario dividir el contenido en diferentes sesiones según los temas que se tratarán en el evento. Esta información tiene que estar organizada, clara y limpia para que la navegación sea fácil e intuitiva. De esta forma, harás que la experiencia del asistente sea mucho más sencilla y eficiente.

Sincronizar la agenda con la aplicación de eventos

Cuando el contenido de la agenda está diseñado y establecido, el siguiente paso es hacer posible que los asistentes puedan acceder a esa información. Para esto las apps para eventos son una tecnología que permite subir el contenido y organizarlo en diferentes sesiones. De esta manera los asistentes podrán acceder a esa información antes, durante y después del evento.

Además, las aplicaciones para eventos tienen más funciones disponibles para los usuarios como facilitar el networking entre ellos, votaciones en vivo, gamificación, visualización de una lista de ponentes…

Cuanto más sincronización y conexión exista entre la aplicación y la agenda, más increíble y fluida será la experiencia del evento.

Haz que los asistentes participen y te ayuden a mejorar el evento

Una agenda de eventos debe tener un alto grado de interactividad y ofrecer la posibilidad de que cada sesión pueda ser calificada y evaluada por los asistentes. Gracias a esto, los organizadores de eventos recopilan información valiosa para tomar decisiones en futuros eventos y los asistentes se sentirán participes del evento.

Para incentivar la participación y la interacción de los participantes dentro de la app, crea encuestas o formularios durante el evento, te ayudarán a recopilar información de calidad en tiempo real. Además, esto ofrece una ventaja esencial que es analizar los diferentes aspectos durante la celebración del evento y realizar cambios si se considera necesario.

Comparte la agenda en las redes sociales

Ofrece la posibilidad de comentar y compartir el contenido de la agenda en las redes sociales antes que tenga lugar el evento, con el fin de aumentar el interés e intentar persuadir a más gente para que se registre en el evento.

Cuánto más accesible sea la agenda, más posibilidades tendrás de utilizarla como una herramienta de marketing adicional.

Saca resultados de los análisis de la agenda y compártelos con las partes interesadas

Siempre y cuando ofrezcas la oportunidad de que los asistentes pueden calificar las diferentes partes de tu agenda, asegúrate de que toda esa información puede ser medida y analizada después del evento.

Es necesario poder demostrar el ROI del evento para atraer a más patrocinadores para el registro para eventos futuros, así como para persuadir a los gerentes con poder de decisión para continuar invirtiendo en eventos en vivo.

Crea una estética de marca

La agenda del evento aporta tanto información como una extensión de la marca del evento. Por ello, todos los aspectos de la agenda tienen que estar alineados con la marca, solidificando una singularidad de tu evento debido a la estética consistente en todos los puntos de contacto de los asistentes.

Construye una plataforma integrada

La app que contenga la agenda debería ser una plataforma integrada para que todos los aspectos del evento estén sincronizados entre ellos y así crear una experiencia inolvidable. Además debe facilitar el registro de cada participante y proporcionar los análisis de resultados para mejorar en los próximos eventos.