Errores en el diseño de la web de tu evento que debes evitar

Diseñar el sitio web de tu evento puede ser algo complicado de manejar, y tratar de evitar errores en el diseño causará mejor impresión.

Muchos profesionales de eventos aún lidian con el problema de crear un sitio web de eventos que se vea estéticamente bien, útil y cómodo para su audiencia para el registro para eventos y se enfoca en aumentar los registros y, en general, el compromiso.

Un sitio web del evento debería ser:

·         Visualmente atractivo e interesante (que llame la atención del usuario y le haga quedarse)

·         Fácil de usar y de navegar

·         Adaptable

Suele ser uno de los primeros puntos de contacto con los visitantes de tu evento así que los primeros segundos cuentan y necesitas hacer esta primera impresión lo más impactante posible. puedes promocionar tus aplicaciones para eventos usando el sitio web del evento.

Es probable encontrar webs de eventos que se quedan cortas en esto, y que lamentablemente logran justo lo contrario: ser molestas, de uso frustrante y ahuyentar a la gente.

Es una realidad que una buena experiencia de usuario, puede mejorar y aumentar los ingresos y el engagement; arreglar los errores de su web del evento puede llevar algo de tiempo pero te ayudará a largo plazo.

Veamos una lista de errores que deberías evitar:

1. Un diseño no responsive

Aproximadamente un 60% de su audiencia visitará la web del evento desde un móvil, y si no pueden acceder a la información, o resulta complicada de leer, te arriesgas a perderlos en un punto crítico. La visibilidad en los motores de búsqueda también se verá afectada, ya que según Google es una ventaja tener un diseño responsive. Asegúrate de elegir un proveedor que te permita mostrar u ocultar elementos del contenido según el dispositivo usado.

2. Imágenes grandes y archivos multimedia

A los motores de búsqueda no les gusta la baja velocidad por tanto, si tus imágenes de alta calidad cargan lento, la visibilidad de tu página estará perjudicada. Puedes utilizar herramientas gratuitas (TinyPNG, ShortPixel, etc.) para reducir el tamaño del material gráfico y poder destacar tu página con imágenes impactantes sin que el ojo humano perciba la diferencia. 

3. No incluir favicon

No tener favicon (el pequeño icono que aparece en la barra de herramientas de tu navegador) resulta poco profesional. Estos iconos son la pequeña etiqueta de identificación de la web del evento, muy útiles para el reconocimiento de la marca y   una ayuda visual para los visitantes de la web que quieran mantener la pestaña abierta mientras visitan otras páginas. Así harás más fácil la visita a tu web.

4. No tener un sitio seguro

¿Ves un HTTPS cuando miras en la parte superior izquierda de la barra de tu navegador? En este caso si lo ves, porque estás en nuestro sitio y nosotros somos 100% seguros. Pero con demasiada frecuencia los sitios web de eventos carecen de ese ingrediente crucial: no tener una web de eventos segura es como ondear con una bandera roja, no sólo en sus potenciales registrantes, sino también en los motores de búsqueda.

5.  No tener el registro online integrado

Tener el registro online separado del sitio web del evento confundirá a la gente.

Si quieres hacerlo más sencillo que nunca y compaginar la información con la posibilidad de inscribirse en el evento, no debería ser necesario cambiar de una plataforma a otra, si no que todo se englobe en la misma web de tu evento.

6. Uso de reproducción automática de vídeos

No importa lo importante, divertido, informativo o inspirador que sea tu video, por favor no lo hagas autoejecutable, en especial no hagas que se reproduzca de inmediato, y aún menos con el sonido encendido; puede ser realmente molesto para los visitantes.

7. Mala gramática y ortografía

Los errores ortográficos le suceden a cualquiera y nadie te juzgará por ello; pero si ocurren en todas las páginas y titulares puede hacer que parezcas poco profesional y perjudicará tu visibilidad.

8. Ignorar la legibilidad

Usar fuentes demasiado pequeñas, utilizar un fondo en conflicto con la fuente, combinaciones de colores equivocadas, o usar fuentes que chocan (cuando son muy similares), entre otros errores. Todo esto puede causar confusión y desviar la atención del contenido; cuando lo que buscamos es que el visitante se centre en él.

9. No pensar en la audiencia

No hagas que todo tu contenido gire en torno al evento o a la marca. Muestra a los visitantes lo que hay para ellos y cómo el evento les puede aportar algo positivo. Piensa en los deseos, metas, temores y demás de tu público, y busca que tu contenido también se adapte a esto, así el engagement crecerá.

7 aspectos cruciales en el presupuesto de tu evento

A la hora de organizar un evento es imprescindible establecer un presupuesto en la fase de planificación, justo después de definir tus metas y objetivos. Es una previsión detallada de lo que ocurrirá financieramente en tu evento. Ayuda a controlar los gastos e ingresos, y mide el éxito del evento. Consulta en este artículo todo lo que necesitas saber y descubre 7 aspectos cruciales en el presupuesto de tu evento. 

Según un informe de Meeting Professionals International (MPI) y la compañía audiovisual PSAV, cuando se les preguntó a los planificadores de eventos sobre la capacidad general de su organización para presupuestar los eventos, esto es lo que dijeron: 

·        6% declararon que son “afortunados de tener un proceso”. 

·        30% de dichos procesos existen sólo por proyecto. 

·        El 33% mencionó que existen normas y procesos para la organización. 

·        El 28% respondió que su organización gestiona los recursos y procesos para ellos.   

¿Cuál es el punto de partida del presupuesto de un evento? 

Al elaborar el presupuesto del evento, lo primero es saber el significado del éxito financiero de tu evento y qué herramientas vas a utilizar para medirlo. Para conseguirlo, realiza una lista de todos los posibles gastos e ingresos que probablemente se producirán en el evento. Siempre hay que tener en cuenta el flujo de efectivo. Una vez el presupuesto esté desarrollado, tienes que realizar un seguimiento y revisarlo regularmente para asegurarte de que estás dentro de los límites de los recursos asignados y predecir los resultados con la mayor precisión posible.  

Dependiendo del tipo de evento y objetivos que se realice, el éxito financiero se determina de distinta forma.  Además, tienes que comprender las necesidades de tu organización para planificar tu presupuesto en base a los gastos e ingresos más comunes. 

Por lo tanto, cuando se presupuesta un apps para eventos, es fundamental identificar qué aspectos representan gastos y cuáles son fuentes de ingresos que pueden cubrir los costos. Además, es necesario distinguir entre costes fijos y variables para poder pronosticar eficazmente el presupuesto para tu próximo evento. 

Uno de los retos clave para los planificadores es asegurar cuidadosamente los gastos e ingresos para alcanzar las metas financieras, así como para medir con precisión el éxito de tu evento. 

1. Gastos 

Según una encuesta de la

Professional Convention Management Association (PCMA), el 36% de todos los gastos son para alimentos y bebidas solamente. Este gráfico muestra una visión general de los gastos más comunes de las reuniones y eventos. Además, la tecnología de eventos puede incorporarse a todos estos gastos comunes debido a que puede ayudar con el marketing y la promoción permitiendo a los planificadores de eventos enviar notificaciones sobre los oradores principales y el registro para eventos. 

Un evento se trata crear la mejor experiencia del asistente, por lo que asegúrate que los lugares donde gastas el dinero añaden y aportan valor a tu público objetivo.

2. Costes fijos y variables 

También es crucial diferenciar entre gastos fijos y variables. Los fijos son costes que no se modifican en función del número de participantes. Estos costes se calculan como un importe total. Sin embargo, los variables son costes que se modifican en función del número de participantes. Estos se calculan por persona. Aquí tienes un ejemplo. 

3. Fuentes de ingresos 

Con el fin de cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes vías de ingresos por publicidad, concesiones, tarifas de alquiler de stands o exposiciones, tarifas de gestión, registro y patrocinio. Todas las anteriores se consideran fuentes de ingresos.  

A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas del mercado, la mayoría de los planificadores de eventos utilizan Excel o Google Sheets para su proceso de planificación de presupuestos: 

·         Organiza los ingresos y gastos en categorías según su importancia.  

·         Asigna títulos o categorías específicas para simplificar el seguimiento y la elaboración de informes. También, crea dos columnas para números estimados y reales.  

·         La manera más práctica de pronosticar los gastos y los ingresos es mirar a los años anteriores y usar un promedio de esas cifras como punto de partida. Es importante entender todos los números en el presupuesto y ser capaz de explicar de dónde vienen.  Procura guardar todas las facturas y recibos para respaldar el presupuesto del evento en caso de que ocurra algún suceso inesperado.  

4. Fondo de contingencia  

Un punto clave es planear los gastos imprevistos adicionales para estar preparado ante lo inesperado durante el evento. Piensa en lo que podría desencadenar un costo adicional y desarrolla un plan para enfrentarlo. 

Una vez llegado a este punto, tendrás que decidir si el evento es viable desde el punto de vista financiero. En ese caso, determinarás tu presupuesto y los elementos relacionados con el evento como promociones, equipo, personal… 

5. Calcula el flujo de caja para tu evento 

El flujo de caja y el inicio de la caja son dos elementos clave que a menudo se pasan por alto cuando se pronostican los gastos e ingresos de un evento. Especialmente en el caso de eventos, lo más probable es que los gastos se produzcan antes de que se generen los primeros ingresos por eso necesitas poder pagar las cuentas mientras que esperas a los pagos.  

Para calcular el flujo de caja, suma todos tus ingresos y resta las cuentas por cobrar no cobradas (dinero que te deben por servicios/trabajo realizado). A continuación, si luego restas todas tus cuentas por pagar (dinero que debes por servicios/trabajo que se le ha proporcionado) a ese número, obtendrás el dinero en efectivo. Si el número es positivo significa que tienes un flujo de caja positivo. 

6. Haz un seguimiento y examina el presupuesto de tu evento 

Realizar un seguimiento del presupuesto es crucial para enfrentarte de la mejor forma a los gastos inesperados.  A la hora de continuar con el proceso de planificación, es buena idea confirmar de antemano quién tendrá la autoridad para gastar más allá del presupuesto aprobado. Sin embargo, también pueden existir gastos no planificados pero que gracias al fondo de contingencia estarán bajo control.  Para ello, hay una serie de soluciones tecnológicas útiles que te ayudarán en este proceso. Además, estas plataformas te proporcionan velocidad para alcanzar tus objetivos y precisión en tiempo real para comunicarte con tu equipo.

7. Analiza el rendimiento financiero 

Una vez haya finalizado el evento, cierra el ciclo y suma todos los gastos e ingresos. Esto no sólo es importante para mostrar a las partes interesadas, sino también para aprender de sus experiencias y mejorar tu próximo evento mediante el análisis del rendimiento financiero. 

El siguiente paso, es pensar en las medidas de éxito y los puntos de referencia que se definieron antes de tu evento para determinar si tuvo éxito o no. En la última década, la aparición de nuevas tecnologías ha permitido a los planificadores medir el rendimiento global de un evento de múltiples maneras. Utilizando datos cualitativos y cuantitativos de eventos, te permite tener mejores condiciones de cuantificar el rendimiento de tu evento y mostrar el impacto. 

El retorno de la inversión (ROI) es una medida de rendimiento utilizada para evaluar el éxito de tu evento. Es un porcentaje que muestra el retorno del evento en relación con los costos que se produjeron. Además, hay opciones adicionales para medir los impactos no monetarios del negocio como escucha social, encuestas de eventos o reconocimiento de patrocinadores.  

En conclusión, la forma de evaluar y analizar el desempeño financiero general es compleja, pero al mismo tiempo madura con la oportunidad de promover la mejora continua a través de un análisis cuidadoso de sus esfuerzos pasados. Da prioridad a las áreas de medición más importantes y, a continuación, asigna un indicador clave de rendimiento (KPI) a cada una de estas áreas cruciales. Los KPIs deben ser elegidos en base a la relevancia del área de medición, así como a la capacidad de rastrear y medir con precisión ese indicador. Después de eso, podrás medir tu desempeño año tras año y también establecer una meta para una medición global de tu desempeño financiero. 

Las herramientas de presupuestación de eventos son sólo un aspecto de cómo el planificador actual está aprovechando la tecnología de eventos. Nosotros te animamos a que des la oportunidad a estas innovaciones tecnológicas y puedas determinar qué tanto por ciento está destinado para cada parte del evento de una manera eficiente.  

Consigue optimizar tu embudo de marketing con eventos

Sabemos que puede ser difícil, pero el 84% de los líderes tecnológicos están de acuerdo en que los eventos en vivo son críticos para el éxito. Veamos los objetivos y posibles obstáculos que pueden ocurrir, así como la optimización de la conversión de leads de calidad. Descubra cómo los eventos juegan un papel importante en la estrategia de conversión y optimice su embudo de marketing con aplicaciones para eventos.

¿Qué es el embudo de marketing (o embudo de marketing)?

El embudo de marketing representa las etapas que un usuario debe completar desde el momento en que visita su sitio web hasta que alcanza el objetivo específico, es decir, guiar a los compradores a través del embudo para que puedan realizar la compra correcta.

Los clientes potenciales se mueven a través del embudo en puntos de inflexión específicos para tomar decisiones que determinan si se convertirán en compradores. Podemos dividirlo en 3 etapas:

• La notoriedad y la memoria en la parte superior del embudo. (TOFU: parte superior del embudo)

• La etapa de consideración en el centro del embudo. (MOFU: Medio del embudo)

• La etapa de conversión en la parte inferior del embudo. (BOFU: debajo del embudo)

Tipos de ventas y embudo

El registro para eventos es una excelente manera de interactuar con clientes potenciales, pero ¿qué eventos le informan en qué etapa del embudo se encuentra?

El tipo de evento C ada puede complementar y nutrir cualquier etapa del embudo de marketing.

1.     Eventos para la parte superior del embudo (TOFU)

Representa la notoriedad y la memoria que los clientes potenciales tienen de su marca. Lo más probable es que estos nuevos clientes lo descubran por primera vez. Esta es la razón por la cual su objetivo como organizador de eventos es aprovecharlos para obtener un buen posicionamiento y recordar cuándo los asistentes interactúan con su marca.

Los principales objetivos a cumplir en esta parte del embudo son crear conciencia y dar visibilidad a la marca creando buenas primeras impresiones. Para hacer esto, debemos proporcionar el mensaje correcto al cliente correcto.

Una forma dinámica y atractiva de dar a conocer su marca es favorecer la creación de redes en el registro para evento. De esta manera, obtendrá la audiencia correcta en el lugar correcto donde recibirán contenido valioso sobre sus valores, sus debilidades y sus objetivos. Esto los ayudará a avanzar en el embudo.

2.     Eventos para la mitad del embudo (MOFU)

Esta es la etapa de consideración. Para las marcas y los clientes potenciales, significa un proceso de descubrimiento mutuo para determinar si su solución ayuda a satisfacer las necesidades de los futuros usuarios. Por lo tanto, las ventas y el marketing tienen un papel importante en esta etapa y su alineación es absolutamente crítica para el éxito.

Para establecer relaciones más cercanas con clientes potenciales, su equipo de ventas necesita la lista de asistentes y contactos que asistirán al evento antes de que comience.

3. Eventos para debajo del embudo (BOFU)

En la parte inferior del embudo, los clientes potenciales ya han pasado el tiempo evaluando la solución que ofrece y estableciendo una relación con su marca. Ahora están determinando cuándo comprar. Por lo tanto, es esencial tener una relación sólida para abrir líneas de comunicación y acelerar las ventas.

Los eventos son la clave del embudo de conversión porque no solo ofrecen una oportunidad, sino que también ayudan a establecer un equipo de clientes entregados con las expectativas correctas.

El desafío en el sprint final del embudo es comprender cómo la solución se alinea con los objetivos comerciales a más largo plazo y a largo plazo.

Los eventos VIP en la etapa de B of u son críticos para atraer a sus patrocinadores: deben reunir palabras clave de líderes de pensamiento y ejecutivos que sean altamente influyentes dentro de su organización.

Las conferencias de usuarios son una excelente manera de entusiasmar a los clientes nuevos y antiguos y conectarlos con sus pares, así como lanzar nuevos productos. Las conferencias son el evento más popular con más del 62% de los organizadores del evento planean hacer conferencias.

 Los eventos siempre son relevantes para las conversiones de marketing.

Cautivo y atrape a sus asistentes: aumente el compromise

En este artículo revisaremos las estrategias y consejos que podemos usar para aumentar la participación. Cautivo y atrape a los asistentes: aumente la participación en sus eventos analizando en profundidad su significado y las formas de alentar y medir el nivel de participación e interactividad de los asistentes.

¿Qué es?

El compromiso es la medida en que los participantes están totalmente comprometidos y comprometidos con cada evento. La participación en eventos se puede medir en sesiones asistidas, reuniones celebradas, conexiones realizadas, participación en encuestas, actividad en redes sociales y adopción (número de descargas) de aplicaciones de eventos, entre otros parámetros.

En resumen, un asistente comprometido es un asistente satisfecho.

Los organizadores del evento tienen como objetivo fomentar la participación y la emoción de los asistentes para mejorar la experiencia en el evento. Por lo tanto, el contenido del evento es un factor excepcional. Además, crear una plataforma en la que los asistentes pueden participar de una manera fácil y rápida nos ayudan a ofrecer oportunidades para que colaboren y formen parte del evento y, por lo tanto, se sientan más involucrados y escuchados.

Profundizamos en las diferentes oportunidades que pueden ofrecer a sus asistentes para aumentar su participación, y en las diferentes formas de proporcionarle formas específicas para realizar un seguimiento de esta actividad.

Aspectos específicos que debe revisar para alentar y facilitar la participación:

1.     Únase a los parámetros: antes de decidir qué oportunidades de compromiso ofrecer, asegúrese de definir exactamente qué desea cumplir con los objetivos propuestos. Definiremos métricas que llamaremos KPI.

2.     Maximice la adopción de aplicaciones para eventos y establezca expectativas con los asistentes: la forma más efectiva para que los asistentes participen en su evento será a través de una aplicación para eventos que deben descargarse antes de asistir al evento. Para fomentar la colaboración de los asistentes, asegúrese de comunicar de manera efectiva las diferentes opciones que ofrece la aplicación a los invitados para participar en el evento. Esto se puede lograr mediante el lanzamiento de una serie de correos electrónicos que describen las características y consejos para aprovecharlo al máximo o explicarlo en el proceso de registro para evento.

3.     Lluvia de ideas sobre iniciativas conjuntas con patrocinadores: Gracias a los patrocinadores de su evento, puede promover todas las oportunidades adicionales de participación antes, durante y después del mismo. Haga una lluvia de ideas para generar ideas con los patrocinadores sobre las formas más efectivas de alentar la participación en el evento o la exhibición de la marca de los patrocinadores mucho antes de la fecha de inicio del evento. Las redes sociales o el contenido patrocinado pueden motivar a los asistentes a generar un mayor compromiso tanto con el evento como con los patrocinadores.

4.     Buzón virtual de sugerencias: siempre y cuando los asistentes hayan acudido antes del evento, durante el período de preparación, permite expresar sus opiniones y recomendaciones sobre el evento, la alineación de los oradores o incluso el menú de la comida. Para hacer esto, puede abrir un buzón de sugerencias virtual para que los asistentes ofrezcan sus ideas fácilmente. Además, ¿cuántas contribuciones más tendrán más probabilidades de que los asistentes creen un mayor compromiso? 

5.     Chatee en la aplicación: haga contactos con otros asistentes y aumente las redes. De esta manera, la tasa de participación será mayor. Cuanto más a menudo los asistentes se envíen mensajes entre sí, mayor será la tasa de participación en el evento. Asegúrese de que los asistentes tengan esta sección de la aplicación antes de que comience el evento. 

6.     Notificaciones push: si bien los mensajes de chat fomentan las interacciones entre los asistentes, las notificaciones push están destinadas a aumentar el compromiso entre los organizadores y los asistentes. En general, estos mensajes se envían a todos los asistentes al mismo tiempo o por grupos segmentados, para informarles de un cambio de horario, ofrecerles contenido que complemente una sesión o difundir otra información importante. El diseño de notificaciones push que solicitan una respuesta de los asistentes es una buena manera de aumentar su nivel de compromiso.

7.     Agenda personalizada: las aplicaciones de eventos avanzadas permitirán a los asistentes crear su propia agenda con las sesiones a las que les gustaría asistir. La plataforma debe poder rastrear la cantidad de veces que se ha agregado una sesión particular a la agenda personal de un asistente, lo que le permitirá saber qué sesiones fueron las más populares. 

8.     Evaluación de la sesión: la mejor manera de medir el nivel de compromiso de los asistentes cuando se trata de sesiones es permitir que cada sesión sea revisada. Idealmente, los asistentes pueden revisar las sesiones tanto numéricamente (es decir, con una puntuación de 1 a 5) como abiertas. De esta forma, no se limitan al tipo de comentarios que desean dar. Cuantos más comentarios reciba de cada sesión, podrá mostrar fácilmente el alto nivel de participación de los asistentes.

Aspectos que debe monitorear en el análisis de los resultados de su evento

Las diferentes herramientas tecnológicas para eventos pueden ayudarlo a analizar múltiples aspectos de su evento y reunir la información necesaria para aprovechar al máximo el análisis de sus resultados. En este artículo mencionamos 5 aspectos que debe monitorear en el proceso de análisis de los resultados de su evento.

1. Nivel de compromiso e interacción en línea:

Comience examinando los esfuerzos de la campaña de marketing analizando su rendimiento, es decir, controla cuánto tráfico llega a su sitio web, qué páginas se visitan y la cantidad de tiempo que los usuarios pasan en cada página. Esta información lo ayudará a evaluar si su sitio web está funcionando o si necesita revisar los aspectos que debe mejorar. También nos permite saber cómo los visitantes han encontrado nuestro sitio web.

Gracias a estos datos, puede mejorar el marketing y la presencia digital del evento.

2. Datos demográficos de la tasa de registro y finalización:

No se pierda toda la información relevante que puede recopilar de los asistentes durante el proceso de registro para evento. Recuerde incluir preguntas sobre los datos demográficos y los intereses de los asistentes en el formulario de registro y utilice estos datos para segmentar sus datos y analizarlos más a fondo. De esta manera, puede evaluar si ciertos segmentos de asistentes están aumentando o disminuyendo según la demografía o las áreas de interés.

Para reducir la cantidad de registros abandonados, puede hacer un seguimiento de marketing para aquellos que dejaron el proceso de registro a mitad de camino.

3. Aplicaciones de eventos disponibles en dispositivos móviles y participación en sesiones:

Nuestras aplicaciones para eventos ofrecen mucha información valiosa que le permite realizar un seguimiento del evento en tiempo real, obtener resultados y analizar los perfiles de los asistentes para comprender qué contenido les interesa más.

De esta forma, puede tomar decisiones basadas en datos y mejorar la experiencia de sus usuarios demostrando el valor del evento.

Además, la aplicación tiene la opción de realizar una encuesta de satisfacción que le ofrece las opiniones de los asistentes para que pueda tener en cuenta sus evaluaciones de los cambios que necesita realizar.

4. Encuestas y comentarios de los asistentes:

La información que recopila de una encuesta de asistentes puede brindarle información que normalmente no obtendría al ver otros análisis de eventos. Los asistentes a veces pueden ser su fuente de información más valiosa y es importante escuchar sus comentarios y saber cómo aplicarlos de manera útil.

La encuesta puede ser tan simple como pedirles a los asistentes que califiquen su evento en una escala del 1 al 10 o puede hacer preguntas más específicas sobre múltiples aspectos de su evento. La encuesta puede enviarse por correo electrónico o integrarse en la apps para eventos.

5. Comportamiento de los asistentes después del evento y análisis en línea:

Extraiga toda la información posible cuando finalice el evento para lograr el éxito en la próxima. Además, identifique las posibles tendencias comparando información nueva con información pasada (por ejemplo, el número de nuevos asistentes en comparación con los participantes anteriores), ya que esto le ayudará a ver qué áreas pueden seguir evolucionando o cuáles ya obtienen todo lo que desea.